Pour y parvenir, il convient d'intégrer toutes les étapes du processus de production des informations (saisie des données, traitement documentaire et stockage des données, accessibilité et extraction des données stockées, diffusion des données ainsi extraites par tous les médias disponibles sur le marché tels que le papier, la transmission électronique ou le CD-Rom)

Docs&DataManager, est un l'outil qui permet de réaliser cette intégration. Il s'agit d'un portail, fondé sur les technologies les plus récentes du WEB, qui se place en amont de tous les outils existants ou futurs en vue de gérer le flux des données entre eux et d'assurer ainsi leur intégration dans un système de communication cohérent.


Docs&DataManager est un outil flexible et modulable, il est :

- construit sur mesure, en fonction de l'architecture organisationnelle et des besoins des utilisateurs
- réalisable par étapes successives selon un plan arrêté par les utilisateurs, sans pour autant que sa cohérence soit mise en cause
- susceptible d'évoluer dans le temps en fonction des développements futurs de l'organisation du travail des utilisateurs et des évolutions des technologies de l'information

Docs&DataManager permet de gérer :

- les flux des données entre les outils de saisie, les bases de données, les équipements de diffusion
- la diffusion automatisée des informations au moyen du média le plus adapté à l'urgence, la localisation, le volume
- la production de documents sur mesure et juste à temps
- l'impression déportée, géographiquement, au lieu le plus proche du destinataire, à l'intérieur d'un immeuble ou de ville en ville
- les coûts de production et la comptabilité y afférente des utilisateurs et de produire toutes les statistiques consolidées de gestion
- les ressources humaines de manière optimale

Data&DocsManager contribue à réaliser des économies sur :

- les fournitures de papier et de bureau, en supprimant les stocks de documents
- les équipements d'impression et la distribution interne en équilibrant les charges de production de ces équipements et en permettant l'impression déportée au plus près du destinataire
- les coûts de distribution en permettant de choisir le média le plus adapté à la diffusion de l'information
- les coûts de mains d'œuvre en adaptant celle-ci aux besoins réels de la production
- les coûts comptables en supprimant les redondances constatées dans des systèmes non-intégrés.

Finalement Data&DocsManager est l'outil qui assure, par excellence, le partage de la connaissance, fonction indispensable pour garantir la transparence et pour créer un esprit d'équipe au sein d'une organisation.